XÂY DỰNG HỆ THỐNG NHÂN SỰ (cty gia đình)

 

XÂY DỰNG HỆ THỐNG NHÂN SỰ

🧭 I. Xác định mục tiêu hệ thống nhân sự

• Tạo nền tảng vận hành chuyên nghiệp, giảm phụ thuộc vào cảm tính cá nhân.
• Hỗ trợ phát triển con người và tăng năng suất lao động.
• Tạo công cụ để quản trị nhân sự hiệu quả, đo lường được.
• Phù hợp với đặc thù doanh nghiệp gia đình: giữ được tính linh hoạt, kiểm soát nội bộ, đồng thời tăng sự minh bạch và trách nhiệm.

---

🧱 II. Các bước xây dựng hệ thống nhân sự đầy đủ

1. Xây khung tổ chức & chức năng phòng ban

• Sơ đồ tổ chức (phân tầng quản lý – cấp thực thi)
• Mô tả chức năng nhiệm vụ từng phòng ban
• Mô tả mối quan hệ phối hợp giữa các bộ phận (cross-functional flow)

2. Thiết lập hệ thống mô tả công việc

• Mỗi vị trí có JD (Job Description) rõ ràng
• Gắn với năng lực – KPI – tuyến báo cáo
• Liên kết đến hệ thống lương, thưởng, đào tạo

3. Xây dựng quy trình nhân sự theo vòng đời nhân sự

• Tuyển dụng → Tiếp nhận – Hội nhập → Quản lý nhân sự → Đào tạo – Đánh giá → Khen thưởng – Kỷ luật → Thôi việc – Bàn giao
• Có mã hóa hệ thống quy trình (ví dụ: QT01 – Tuyển dụng, QT02 – Tiếp nhận...)
• Mỗi quy trình có: mục tiêu, người thực hiện, biểu mẫu đi kèm

4. Hệ thống biểu mẫu & hướng dẫn SOP

• Tạo bảng mã biểu mẫu chuẩn (VD: BM01 – Phiếu đề nghị tuyển dụng, BM02 – HĐLĐ…)
• Soạn SOP ngắn gọn cho từng thao tác nhân sự: cách làm, thời gian, ai làm, biểu mẫu nào

5. Chính sách & quy chế

• Lương – Thưởng – Phúc lợi – Chấm công – Nghỉ phép – Kỷ luật
• Quy chế phối hợp phòng ban
• Quy định công tác, đào tạo, an toàn lao động...

6. Xây dựng hệ thống đánh giá – phát triển

• Khung năng lực cốt lõi và chuyên môn
• KPI/OKR cho từng vị trí
• Chính sách đào tạo, lộ trình phát triển nghề nghiệp

---

🧰 III. Bộ công cụ hỗ trợ cần thiết

• Dashboard HR theo nhóm chức năng
• Checklist triển khai
• Mẫu biểu quản lý nhân sự Excel/Google Sheet
• Slide/plan trình bày với lãnh đạo để được phê duyệt

---

🧠 IV. Lưu ý đặc thù doanh nghiệp gia đình

• Cần phiên bản hệ thống "giao tiếp được với lãnh đạo": cô Thu và các thành viên chủ chốt.
• Làm từng bước nhỏ nhưng có kết quả rõ ràng → tạo niềm tin → dễ triển khai phần sau.
• Linh hoạt trong phân công – báo cáo – lưu trữ, nhưng vẫn chuẩn hóa dần.

---

Nếu bạn đồng ý với lộ trình này, mình có thể hỗ trợ từng phần:

🧭 A. DASHBOARD HỆ THỐNG NHÂN SỰ

Chức năng chính	Quy trình / Chính sách / Quy chế	Các bước triển khai	Biểu mẫu sử dụng	Checklist chi tiết	Căn cứ pháp lý / chuẩn hóa	Trạng thái
1. Tuyển dụng & Tiếp nhận	QT01 - Tuyển dụng QT02 - Tiếp nhận nhân sự	- Thu thập nhu cầu - Duyệt kế hoạch - Phỏng vấn - Ra quyết định	BM01 - Đề nghị TD BM02 - Bảng PV BM03 - HĐLĐ	✔ Checklist tuyển dụng ✔ Hội nhập	Luật LĐ 2019, NĐ 145/2020	Chưa triển khai/Đang làm
2. Quản lý nhân sự	QT03 - Quản lý hồ sơ QT04 - Chấm công	- Lưu trữ hồ sơ - Theo dõi biến động - Quản lý thời gian làm việc	BM04 - Hồ sơ nhân sự BM05 - Chấm công	✔ Checklist hồ sơ ✔ Công nhật	Nghị định 145, QĐ 595 BHXH
3. Chính sách C&B	QT05 - Lương, thưởng QT06 - Phúc lợi	- Thiết lập thang bảng lương - Tính lương, chi trả - Thưởng, phạt	BM06 - Bảng lương BM07 - Đề xuất thưởng	✔ C&B Audit list ✔ Phân loại lương	Bộ Luật LĐ + Thông tư 10/2020
4. Đào tạo & phát triển	QT07 - Đào tạo nội bộ	- Xác định nhu cầu - Lập kế hoạch - Đánh giá hiệu quả	BM08 - Kế hoạch đào tạo BM09 - Phiếu đánh giá	✔ Checklist đào tạo	QĐ 136/2020, ISO 9001
5. Đánh giá & lộ trình phát triển	QT08 - Đánh giá KPIs QT09 - Lộ trình nghề	- Thiết lập KPIs - Đánh giá định kỳ - Lập lộ trình	BM10 - Mẫu KPI BM11 - Kết quả đánh giá	✔ Checklist đánh giá	ISO HRM Model
6. Quan hệ lao động – kỷ luật	QT10 - Kỷ luật QT11 - Khiếu nại	- Tiếp nhận - Giải quyết - Xử lý vi phạm	BM12 - Biên bản BM13 - QĐ kỷ luật	✔ Checklist xử lý	Luật LĐ + Bộ luật Dân sự
7. Nghỉ việc – Bàn giao	QT12 - Chấm dứt HĐ	- Tiếp nhận - Xác nhận bàn giao - Thanh lý chế độ	BM14 - QĐ thôi việc BM15 - Biên bản BG	✔ Checklist nghỉ việc	Luật LĐ + Hướng dẫn BHXH
8. Hành chính – Nội quy	QT13 - Nội quy – Văn hóa QT14 - Tài sản	- Quản lý nội quy - Phát tài sản – đồng phục - ISO & An toàn	BM16 - Phiếu cấp phát BM17 - Nội quy	✔ Checklist HC nội bộ	Luật nội bộ, ISO, QCVN

---

🏗️ B. KHUNG CHỨC NĂNG HỆ THỐNG NHÂN SỰ

Mảng chức năng	Nội dung cụ thể	Mục tiêu
1. Tuyển dụng – Hội nhập	Nhu cầu → Phỏng vấn → Hợp đồng → Hội nhập	Đúng người – đúng vị trí – tiết kiệm thời gian
2. Quản lý nhân sự	Hồ sơ, hợp đồng, chấm công, thời gian làm việc, nghỉ phép	Quản lý chặt – đầy đủ – đúng luật
3. C&B	Thang bảng lương – tính lương – phúc lợi – thưởng – kỷ luật	Công bằng – minh bạch – giữ người
4. Đào tạo – Phát triển	Đào tạo đầu vào – Đào tạo nội bộ – Bồi dưỡng năng lực	Nâng chất lượng đội ngũ – kế thừa
5. Đánh giá – KPIs – Lộ trình	Xây KPI – Đánh giá định kỳ – Thiết kế lộ trình thăng tiến	Tạo động lực – phát triển đội ngũ dài hạn
6. Quan hệ lao động	Kỷ luật – Khiếu nại – Giải quyết xung đột – Gắn kết nội bộ	Duy trì môi trường ổn định và tích cực
7. Chấm dứt – Bàn giao	Quy trình nghỉ việc, bàn giao, thanh lý chế độ, lưu trữ dữ liệu	Hạn chế rủi ro – xử lý bài bản – không mất mát tài sản/lưu trữ
8. Hành chính & Văn hóa	Quản lý nội quy, đồng phục, thiết bị, ISO, tổ chức sự kiện, truyền thông nội bộ	Chuyên nghiệp – sạch sẽ – lan tỏa giá trị văn hóa