HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG BẢNG LƯƠNG

 HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG BẢNG LƯƠNG

Căn cứ để làm bảng tính lương:

+ Bảng chấm công (Nếu DN tính lương theo thời gian thì bảng chấm công dùng để Số ngày đi làm thực tế trong tháng)
+ HĐLĐ (để biết mức lương các khoản phụ cấp, các khoản bổ sung khác được nhận)
+ Hồ sơ tham gia bảo hiểm (để tính ra các khoản giảm trừ vào lương và phần chi phí bảo hiểm doanh nghiệp đóng theo tỷ lệ quy định)
+ Các chứng từ tạm ứng – hoàn ứng (nếu có) (để thanh toán tạm ứng / trừ vào lương)
+ Quy chế lương thưởng (để biết quy định về cách tính lương, thưởng, phụ cấp, ngày nghỉ hưởng nguyên lương....)
+ Bảng tính thuế thu nhập cá nhân (để tính ra được số thuế TNCN phải trừ vào lương của người lao động)
+ Bảng tính lương (để xác định số tiền lương phải trả cho người lao động và là căn cứ để hạch toán chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương)

------------------------------------------------------------------------------------

Cách làm các cột trên bảng tính lương:

- Dựa vào Mẫu bảng tính lương, thang toán tiền lương Excel bên trên, các bạn có thể tính làm các chỉ tiêu như sau nhé (tham khảo sao cho phù hợp với DN mình nhé): 
1. Lương chính:
 Đây là mức lương chưa bao gồm các khoản phụ cấp/trợ cấp và các khoản bổ sung khác

=> Các bạn lấy thông tin về mức lương chính của NLĐ tại hợp đồng lao động

Lưu ý: Lương chính không được thấp hơn mức lương tối thiều vùng

Ví dụ: Công ty Kế toán Thiên Ưng ở Vùng 1 thì mức lương tối thiểu của vùng 1 tại năm 2025 là: 4.960.000đ/ tháng.
=> Lương chính của người lao động không được thấp hơn 4.960.000đ/ tháng.

Chi tiết Mức lương tối thiều vùng xem tại đây: 

► Mức lương tối thiều vùng mới nhất

-----------------------------------------------------------------
 2. Các khoản Phụ cấp.

Để biết NLĐ được hưởng những khoản phụ cấp nào, mức hưởng là bao nhiêu thì các bạn lấy thông tin tại hợp đồng lao động và quy chế lương thưởng của công ty

--------------------------------------------------------------------

3. Tổng thu nhập:
 Tổng thu nhập = Lương Chính + Các khoản phụ cấp + Các khoản trợ cấp, hỗ trợ khác (nếu có)

--------------------------------------------------------------------------------

4. Ngày công đi làm:
Đây là số ngày người lao động đi làm thực tế trong tháng 
=> Các bạn lấy số ngày công đi làm thực tế tại Bảng chấm công để nhập vào đây nhé

Các bạn có thể xem chi tiết bảng chấm công tại đây ► Mẫu bảng chấm công trên Excel

--------------------------------------------------------------------------------------

5. Tổng Lương thực tế:

- Công thức tính lương:

Lương tháng	=	( Lương chính + Phụ cấp + Các khoản bổ sung khác (nếu có)) --------------------	X	Số ngày đi làm thực tế trong tháng
		Số ngày công tính lương

 

Trong đó: Số ngày công tính lương được xác định theo quy định của doanh nghiệp hoặc thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, được ghi cụ thể trên hợp đồng lao động hoặc trong quy chế lương thưởng

- Cách xác định ngày công tính lương như sau:
+ Cách 1: Ngày công tính lương được tính theo “Ngày làm việc hành chính trong tháng”

Ngày làm việc hành chính trong tháng là những ngày NLĐ phải đi làm trong tháng, không bao gồm các ngày nghỉ hàng tuần theo thỏa thuận trên hợp đồng lao động

Ví dụ: Công ty A quy định nhân viên sẽ đi làm từ thứ 2 đến thứ 7, chủ nhật nghỉ
Tháng 3/2025 có 31 ngày, có 4 chủ nhật

=> Ngày công tính lương của tháng 3/2025 = Tổng số ngày trong tháng  là 31 – Tổng số ngày nghỉ hàng tuần là 5 = 26 ngày
=> Thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi là 1 trong những nội dung bắt buộc phải có trên hợp đồng lao động nên thông tin về một ngày 1 làm mấy tiếng, 1 tuần làm việc mấy ngày đều được thể hiện trên hợp đồng lao động -> Các bạn có thể căn cứ vào đó để xác định thời gian làm việc hành chính của người lao động.

+ Cách 2: Ngày công tính lương được xác định là “Số ngày cố định”

Số ngày cố định này là có thể là 26 / 24 / 22 ngày => Do doanh nghiệp tự quy định hoặc thỏa thuận với NLĐ
Với Cách 2 này thì việc xác định ngày công tính lương sẽ đơn giản hơn: Thay vì phải tính xem mỗi tháng có bao nhiêu ngày, rồi bao nhiêu chủ nhật thì cách 2 này chỉ đơn giản là ấn định sẵn 1 con số. Thường thì các doanh nghiệp bên ngoài nếu áp dụng cách 2 này sẽ lấy ngày công cố định là 26 ngày

 Với 2 cách tính lương này sẽ cho ra số tiền lương khác nhau.

=> Việc lựa chọn, thực hiện tính lương theo cách tính nào là do tự doanh nghiệp quy định và phải được thể hiện cụ thể trong quy chế lương thưởng hoặc quy chế tài chính hoặc thỏa ước lao động tập thể.

Để các bạn so sánh rõ hơn về 2 cách tính lương này chúng ta sẽ đi thực hành tính lương cho 1 người lao động cụ thể
 Ví dụ: Công ty Thiên Ưng ký hợp đồng lao động với Vũ Đức Long.
Trên hợp đồng lao động thể hiện các thông tin như sau:

+ Làm việc từ thứ 2 – 7, chủ nhật nghỉ, nghỉ lễ tết theo QĐ
+ Lương chính: 6.000.000/tháng
+ PC trách nhiệm: 1.000.000/tháng
+ Các khoản bổ sung:

+/ Ăn trưa: 730.000/tháng
+/ Điện thoại: 500.000/tháng
+/ Xăng Xe: 500.000/tháng

Tính lương tháng 3/2025 cho Vũ Đức Long theo cả 2 cách với thông tin như sau:

+ Ngày công đi làm thực tế trong tháng 3/2025 là: 24 ngày
+ Khi tính theo cách 2: Ngày công tính lương cố định là 26 ngày.

Xác định tổng thu nhập theo hợp đồng lao động = Lương chính + Phụ cấp + Các khoản bổ sung = 6.000.000 + 1.000.000 + 730.000 + 500.000 + 500.000 = 8.730.000đ
- Tính lương theo cách 1: Ngày công tính lương được tính theo “Ngày làm việc hành chính trong tháng”. Số ngày làm việc hành chính trong tháng = 31 – 4 ngày chủ nhật = 27 ngày
 

Lương tháng 3/2025	=	Lương chính + Phụ cấp + Khoản bổ sung -----------------------------	X	Ngày công đi làm thực tế trong tháng
		Ngày làm việc hành chính trong tháng
	=	8.730.000	X	24
		27
	=	7.760.000đ

 

- Tính theo cách 2: Ngày công tính lương được xác định là “Số ngày tính lương cố định”
Số ngày tính lương cố định theo quy định của công ty là: 26 ngày
 

Lương tháng 3/2025	=	Lương chính + Phụ cấp + Khoản bổ sung -----------------------------------------	x	Ngày công đi làm thực tế trong tháng
		Số ngày tính lương cố định
	=	8.730.000	X	24
		26
	=	8.058.462đ

Nhìn vào kết quả của 2 cách trên thông qua ví dụ này thì các bạn thấy với cùng 1 mức lương, cùng 1 số ngày công đi làm thực tế như nhau nhưng mỗi cách tính sẽ cho ra 1 kết quả khác nhau.

---------------------------------------------------------------------------------

Trong bảng tính lương tháng 1/2025 bên trên thì công ty Kế Toán Thiên Ưng đang tính theo cách số 2, với ngày công tính lương cố định là 26 ngày

Để hiểu chi tiết hơn về các cách tính lương thì công ty đào tạo Kế Toán Thiên Ưng mời các bạn xem thêm tại bài viết này:

Cách tính lương theo giờ, ngày, tuần, tháng theo công thức chuẩn

---------------------------------------------------------------------------------

6. Những ngày nghỉ hưởng nguyên lương:

Tháng 01 năm 2025 có 6 ngày lễ Tết, người lao động được nghỉ làm nhưng vẫn được hưởng nguyên lương, gồm có:

+ 1 ngày Tết Dương lịch: Ngày 01/01 là ngày tết dương lịch - Người lao động nghỉ nhưng vẫn được hưởng lương

+ 5 ngày Tết Âm lịch: Từ ngày 27/01 đến hết ngày 31/01/2025 là ngày nghỉ Tết Nguyên Đán 2025 - Người lao động được nghỉ hưởng nguyên lương (Công ty Kế Toán Thiên Ưng lựa chọn phương án nghỉ Tết hưởng lương là: 2 ngày cuối năm Giáp Thìn và 3 ngày đầu năm Ất Tỵ)
 

Căn cứ để tính lương cho những ngày nghỉ hưởng nguyên lương này là tiền lương theo hợp đồng lao động

Trong đó tiền lương bao gồm Mức lương (lương chính), phụ cấp và các khoản bổ sung khác

Nhưng lưu ý: Tiền lương để trả cho người lao động trong những ngày nghỉ hưởng nguyên lương này sẽ không bao gồm các chế độ và phúc lợi khác như thưởng theo quy định tại Điều 104 của Bộ luật Lao động, tiền thưởng sáng kiến; tiền ăn giữa ca; các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ; hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết, người lao động có người thân kết hôn, sinh nhật của người lao động, trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác

Chi tiết các bạn xem tại đây: Cách tính lương ngày nghỉ lễ Tết hưởng nguyên lương 2025

7. Lương đóng BHXH:

Theo quy định hiện hành thì: Mức tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc là mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định của pháp luật về lao động.

=> Lương đóng bảo hiểm = Lương chính + Các khoản phụ cấp phải đóng BHXH.

Trong đó:
+ Các khoản phụ cấp phải đóng BHXH:

- Phụ cấp chức vụ, chức danh;
- Phụ cấp trách nhiệm;
- Phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm;
- Phụ cấp thâm niên;
­- Phụ cấp khu vực;
- Phụ cấp lưu động;
­- Phụ cấp thu hút và các phụ cấp có tính chất tương tự

+ Các khoản phụ cấp không đóng BHXH gồm:

- Tiền thưởng theo quy định tại Điều 104 của Bộ luật lao động, tiền thưởng sáng kiến;
- Tiền ăn giữa ca;
- Các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ;
- Hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết, người lao động có người thân kết hôn, sinh nhật của người lao động, trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động quy định tại tiết c2 điểm c khoản 5 Điều 3 của Thông tư số 10/2020/TT-BLĐTBXH.

Chi tiết xem tại đây ►: Các khoản phụ cấp không phải đóng BHXH

 

------------------------------------------------------------------------------------

Đối với bảng lương tháng 1/2025 của công ty Kế Toán Thiên Ưng thì:

Lương đóng bảo hiểm = Lương chính 
Còn các khoản phụ cấp: ăn trưa, điện thoại xăng xe sẽ không phải cộng vào để tham gia bảo hiểm bắt buộc

----------------------------------------------------------------------------------

8. Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm năm 2025:
 

Các khoản trích theo lương	Tính vào Chi phí của doanh nghiệp	Trừ vào lương của nhân viên
Bảo hiểm xã hội (BHXH)	17,5%	8%
Bảo hiểm y tế (BHYT)	3%	1,5%
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)	1%	1%
Kinh phí công đoàn (KPCĐ)	2%
Tổng Cộng	23,5%	10,5 %

Chi tiết tỷ lệ trích các khoản BH, các bạn xem tại đây nhé:

Chi tiết tại đây ►: Tỷ lệ trích bảo hiểm

 

Cách trích bảo hiểm theo lương đóng bảo hiểm:
Mức đóng bảo hiểm = Tiền lương tháng làm căn cứ đóng BH X Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm
 

Ví dụ: Trong bảng lương tháng 1/2025 của Công ty Kế Toán Thiên Ưng bên trên có thông tin của ông Tạ Đình Phong có mức lương tham gia bảo hiểm là: 18.000.000đ

Xác định số tiền trích nộp bảo hiểm của dòng ông Thật như sau:
- Doanh nghiệp (Công ty Thiên Ưng) phải nộp BHXH, BHYT, BHTN: = 18.000.000 x 21,5% = 3.870.000đ

Trong đó:
+ BHXH trích 17,5% = 18.000.000 x 17,5% = 3.150.000đ
+ BHYT trích 3% =  18.000.000 x 3% = 540.000đ
+ BHTN trích 1% =  18.000.000 x 1% = 180.000đ
(Số tiền này DN sẽ phải bỏ tiền ra đóng BH cho NV và sẽ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN)
 - Người lao động (ông Phong) phải nộp BH (XH+YT+TN): BHXH, BHYT, BHTN: = 18.000.000 x 10,5% = 1.890.000đ

 Trong đó:
+ BHXH trích 8% = 18.000.000 x 8% = 1.440.000đ
+ BHYT trích 1,5% =  18.000.000 x 1,5% = 270.000đ
+ BHTN trích 1% =  18.000.000 x 1% = 180.000đ
 

(Số tiền này sẽ trừ vào tiền lương thực nhận hàng tháng của NLĐ để DN mang đi đóng)

 ---------------------------------------------------------------------------------
 8. Thuế TNCN phải nộp.

- Cột này thì các bạn phải tự tính số tiền thuế TNCN của từng nhân viên bằng 1 File Excel khác sau đó lấy số tiền phải nộp đó nhập vào đây (Nều làm Excel thì cần dùng hàm là link sang được ngay).
 

Còn để tìm hiểu về cách tính thuế TNCN thì các bạn xem tại đây:

► Cách tính thuế Thu nhập cá nhân

 

9. Tạm ứng
- Là số tiền mà nhân viên đã ứng trong tháng (chú ý đây là tiền lương mà nhân viên đó ứng nhé, không phải tiền ứng để đi mua hàng)

------------------------------------------------------------------------------------
 10. Thực lĩnh
Thực lĩnh = Tổng thu nhập - Khoản tiền BHXH trính vào lương của NV - Thuế TNCN phải nộp (nếu có) - Tạm ứng (nếu có).

-------------------------------------------------------------------------------------------------------
 

Lưu ý: Nếu DN có tính lương làm thêm giờ, tăng ca, ngày lễ..

- Theo quy định: Người lao động làm thêm giờ được trả lương theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương của công việc đang làm như sau:
a. Vào ngày thường, ít nhất bằng 150%;
b. Vào ngày nghỉ hàng tuần, ít nhất bằng 200%;
c. Vào ngày lễ, ngày nghỉ có hưởng lương, ít nhất bằng 300%.